среда, 31 августа 2016 г.

Документооборот


Сегодня хочу рассказать Вам о еще одном кусочке моих бизнес-процессов, который я автоматизировал с помощью облачных технологий Google. Надеюсь Вам будет интересно, потому что данный кусочек есть почти у всех компаний, которые чуть больше чем сверхмалые. Речь идет о процедуре согласования договоров.



Процедура на первый взгляд не представляет никакой сложности. Но это в том случае, если все комментаторы согласны с первоначальной версией. А как только начинаются правки, сразу возникают сложности. Во-первых, необходимо вести учет версий. Во-вторых, необходимо вести учет правок комментаторов. В-третьих, необходимо иметь возможность сопоставить какие правки какой версии соответствуют. Помимо того, в обязанности комментаторов может (и должна) быть включена проверка сопутствующих документов к договору (например, учредительные документы). Как это может быть реализовано с помощью подручных средств без покупки программы документооборота? Примерно так:


  1. Завести в папке договоры новую папку “согласование договора №Х от 18/05/16”, далее папка проекта.
  2. Получить от контрагента учредительные документы и сложить их в эту папку.
  3. Завести в папке таблицу со списком комментаторов для отражения в ней наличия ответов.
  4. Проставить всем комментаторам статус “На рассмотрении”
  5. Положить в папку новую версию договора, учтя номер версии в названии файла.
  6. Сделать рассылку комментаторам, вложив последнюю версию договора и учредительные доки.
  7. В случае получения ответа комментатора сохранить его в папке проекта, учтя в названии какой комментатор и к какой версии замечания.
  8. Отметить в таблице суть ответа (согласовано или не согласовано).
  9. После получения всех ответов если все комментаторы согласовали, то дальше на пункт 10. Если нет, то переходить к пункту 4.
  10. Подписать всех комментаторов на твердой копии и на подпись подписанту.


Вариант вполне рабочий, но есть несколько вопросов. Например, как убедится подписанту что в папке проекта лежит все, что там должно лежать? Скажем, через некоторое время хотим подать в суд на контрагента а учредительных документов в папке нет. В рассылке были, а в папке нет. Еще вопрос, как комментатору увидеть процесс согласования? Я как комментатор с большим стажем могу сказать, что когда мне прилетает договор, который я когда-то смотрел, у меня сразу же возникает желание посмотреть какие правки я предлагал и учтены ли они. А не вспоминать их мучительно, читая договор. Помимо того, мне как финансовому директору нередко бывает интересно какие замечания к договору внесли юрист и бухгалтер. Ну и напоследок эта схема не позволяет отследить вернулся ли нам оригинал подписанного договора поскольку обычно хозяйственные операции начинаются после обмена сканами подписанных договоров, а дальше у исполнителя уже снижается мотивация доводить подписание договора до конца.


Эти вопросы легко решаются в облаке.


При рассылке на согласование (пункт 6) вместо рассылки собственно документов рассылается ссылка на последнюю версию и ссылка на папку проекта. Эти ссылки доступны комментаторам из любого места Земного шара, поскольку находятся на Google Диске.


При получении ответа комментатора (пункт 7) ответственный должен не только сохранить его в папку проекта, но и вставить в предварительно заведенный в папке проекта Google Документ “Лист изменений” ссылку на этот ответ с датой и временем его получения. И любой комментатор в любой момент в этом документе может увидеть историю согласования данного договора.


Процедура стала лучше, но требует еще немного ручных операций. Но уже видно, что общедоступными инструментами Google можно решить практически любой вопрос, связанный с этой бизнес-процедурой. Так, можно вести реестр проектов в опубликованной в интернете Google Таблице, предоставив доступ к колонке “сдан оригинал” только сотруднику, ответственному за ведение папки с оригиналами договоров. Тогда в любой момент из любой точки можно будет посмотреть сколько договоров у Вас в работе и по каким не сдан оригинал.


В целом, у нас получилось вполне рабочее решение. Договоры с учредительными документами лежат каждый в своей отдельной папке, в ней же лежит документ с историей согласования и таблица с текущим статусом согласования у комментаторов. Доступ тоже легко администрируется: к папке проекта имеют доступ только нужные люди в соответствии со своим статусом - комментаторы имеют доступ на чтение, ответственный сотрудник имеет доступ на редактирование. Поскольку это все находится в облаке, работать все люди могут из любой локации. И самое главное - это решение бесплатно!


По большому счету остался один минус: много ручных операций по переносу информационных потоков из одного приложения в другое (из почты на диск, обновление реестра при заведении новой папки на диске и тд и тп). Самое обидное что от человека в этих операциях не нужен мозг а нужны только руки. Значит это можно и нужно автоматизировать. Тут нам на помощь приходит Google Apps Script! За несколько часов я создал Web-приложение - сайт в интернете, который автоматически выполняет все возможные ручные операции (пп. 3, 4, 6, 7, 8 полностью, частично пп. 1, 2, 5). Выглядит это примерно так.


Панель проекта, которую видит ответственный:




Комментаторы добавляются по их электронной почте. Версии договора и сопутствующие документы автоматически загружаются в нужную папку. Кнопка “Отменить проект” доступна ответственному сотруднику для закрытия проекта без подписания, кнопка “Закрыть проект” доступна специально назначенному контролеру, который должен принять оригинал, убедиться в полном комплекте документов и сделать любые другие действия, после которых проект можно считать выполненным. Любое действие любого участника система автоматически записывает в автоматически созданный Google Документ “Лист изменений”. Он выглядит примерно так:
   
Все документы проекта открываются по ссылкам из этого документа. Комментаторов можно добавлять любых, не только имеющих какой-либо корпоративный или внутренний аккаунт. Необходимое условие - чтобы у комментатора была электронная почта. На нее скрипт автоматически рассылает уведомление о каждой новой версии. размещенной на согласование и прикладывает лист согласования, из которого комментатор может освежить в памяти всю историю и открыть по ссылкам все документы. Действия комментатора тоже автоматизированы. Под каждого комментатора создается документ, к которому доступ есть только у него. В меню этого документа есть надстройка “Документооборот”




При выборе пункта меню “Сохранить замечания” замечания автоматически отправляются исполнителю и включаются в “Лист изменений”. Также меняются все необходимые статусы. Пункт меню “Согласовать без замечаний” делает все то же самое, но текст документа игнорируется а статус комментатора становится “Согласовано”.


В моем приложении еще много функционала, я не буду тут описывать все. Порассуждаю еще про преимущества и недостатки этого решения в сравнении с коробочными приложениями для электронного документооборота.


Главное преимущество на мой взгляд это гибкость. Что я в это вкладываю? Это решение является надстройкой над общедоступными бизнес-приложениями Диск, Таблица, Почта. Оно лишь автоматизирует некоторые ручные операции. При этом Вам всегда доступны все данные и реестры. Вы можете сами вручную делать любые операции, а не только те, которые предусмотрены интерфейсом приложения (с коробочными продуктами, являющимися черным ящиком для пользователя это невозможно). Скажем, уволился у Вас сотрудник, надо изменить ответственного у его незакрытых проектов. Это редкое событие и смысла нет его программировать. Новый ответственный просто через интерфейс заводит новый проект, мы заходим под нужным аккаунтом на Google Диск (в котором лежат все папки) и просто переносим все файлы из старой папки в новую! И все работает дальше с сохранением истории статусов и прочего. Или, например, у нас есть на согласовании очень важный контракт, мы провели переговоры с контрагентом и хотели бы зафиксировать результат этих переговоров. Интерфейс приложения не позволяет этого делать, но мы опять же заходим под нужным аккаунтом и руками пишем в “Лист изменений” все что нужно с ссылками, картинками и таблицами.  


Второе преимущество это цена. Все с кем я общаюсь все время указывают мне на то, что я сам пишу и якобы поэтому получается “квазиэкономия”. Но давайте представим что Вы привлекли программиста для написания кода на Google Apps Script. Я утверждаю, что это все равно будет намного дешевле чем написать специализированное приложение. Потому что
а) бизнес-процесс Вы разрабатываете сами а не программист; Вы это и лучше умеете делать и все инструменты в Вашем распоряжении: 99% офисных сотрудников умеют обращаться с такими приложениями как Диск, Почта браузерная, Таблицы (полный аналог Excel);
б) если делать отдельное приложение, то программисту придется также создавать какие-то структуры данных, что в случае с Google не потребуется - все это уже написано и бесплатно предоставлено гуглом (Таблицы, Диск, Документы и так далее);
в) встроенная “облачность”; то есть, если мы хотим написать приложение с похожим функционалом - а именно, доступность каждому комментатору где угодно, нам надо позаботиться о сервере и о публикации в сети наших данных;
г) различные редкие операции каким-то образом программисту придется предусматривать в своем коде, в то время как мы их просто проигнорировали;
д) стоимость владения: зависимость от программиста ниже; в случае если он вдруг прекратит поддержку продукта для Google мы всегда можем какие-то вещи делать руками, а вот с приложением придется изобретать велосипед, теряя эффективность в бизнесе.


Третье преимущество, на мой взгляд самое главное преимущество. Поэтому начну издалека. Каждый собственник хочет автоматизировать свой бизнес полностью. Это сама по себе сложная задача - описать весь бизнес в техзадании программисту. И даже если представить, что мы “уперлись рогом” и сделали это, к моменту программной реализации почти наверняка наше решение безнадежно устареет. Если же мы будем внедрять автоматизацию кусочно, то существует немаленькая вероятность возникновения проблем в будущем при сопряжении разных приложений, автоматизирующих разные куски нашего бизнеса. Эти проблемы почти наверняка будут “как-то решаемы“, но это, безусловно, дополнительные затраты, иногда немалые. С Google у нас таких проблем не возникнет, потому что в основу автоматизации положен единый стандарт хранения, обработки и доступа к данным. Поясню сказанное простым примером. Допустим, мы автоматизировали согласование договоров. Через некоторое время мы приступили к автоматизации согласования платежей и, безусловно, захотим узнать что у нас с наличием договора на момент совершения платежа. Нет проблем. Эта информация у нас хранится в Таблице Google, в которой ведется реестр договоров приложением “Документооборот”, нам известен к ней режим доступа и структура хранения информации - проще говоря мы знанием в какой колонке какие данные у нас записаны. А если бы мы купили коробочное решение или заказали бы свое? Сейчас нам надо было бы придумывать как нам залезть в структуру данных того приложения. И потом еще и как-то “помнить” как мы залезли, потому что в случае реинжиниринга процесса согласования договоров новое приложение нам надо писать с учетом этих влезаний. Резюмируя, на мой взгляд Google дает реальный шанс автоматизировать бизнес полностью, ну или хотя бы большую его часть, условно бесплатно.

В первую очередь, именно из-за последнего момента я и выбрал облако Google для автоматизации своего бизнеса и вот уже полгода последовательно впихиваю его в облако.

Код проекта.

Комментариев нет:

Отправить комментарий