Как нескучно автоматизировать бизнес. Почему облака Google не самое плохое решение для малого бизнеса

Приятной неожиданностью стало для меня приглашение выступить с докладом о моей колхозной автоматизации бизнеса с помощью облачных технологий Google на международной конференции БИТ’2016 в Новосибирске. Крутое мероприятие! Поэтому очередной блог будет по мотивам моего выступления “Как нескучно автоматизировать бизнес. Почему облака Google не самое плохое решение для малого бизнеса”.

Если речь идет не об автоматизации учета, а об автоматизации ключевых операционных бизнес-процессов компании, таких как CRM, управление логистикой, планирование операций, электронный документооборот, управление задачами и проектами, то это будет либо покупка специализированного программного обеспечения класса ERP, что является нерентабельной для малого, а зачастую и для среднего бизнеса либо придется мучаться с зоопарком специализированных систем, автоматизирующих отдельные бизнес-процессы. Поэтому я принял решение использовать для автоматизации своего бизнеса “подручные” средства от одного поставщика.

Что я подразумеваю под “подручными” средствами? Представим что малому предпринимателю надо завести некий реестр заявок. Что он будет делать? Правильно. Воспользуется MS Excel (электронными таблицами). Если ему же понадобится вести список дел - он задействует календарь в айфоне. Если надо что-нибудь удаленно согласовать - сделает это по электронной почте. В своем облаке Google предоставляет пакет всех приложений, которые так или иначе используются в бизнесе в качестве “подручных” инструментов. Помимо того, ключевой особенностью пакета Google является язык сценариев Google Script, с помощью которого можно связывать используемые приложения друг с другом и автоматизировать те ручные операции, которые невозможно автоматизировать с помощью каждого приложения в отдельности.

Первым ключевым преимуществом облачных технологий Google я считаю дешевизну. Как и любая облачная технология это экономия на оборудовании, инфраструктуре, эксплуатационных расходах, лицензиях на ПО. Тут все понятно, едем дальше.

Вторым преимуществом я считаю низкий порог входа. При автоматизации бизнес-процессов с помощью Google Script не нужно проектировать сложные структуры данных, объявлять классы и виртуальные функции. В книжке “С++ для чайников”, которую я покупал еще в 1996 году, было написано, что если Вы оказались среди людей, которые говорят об объектно-ориентированном программировании, то произнесите вслух несколько раз в разном порядке слова инкапсуляция, наследование и полиморфизм и люди поймут что Вы круто шарите в ООП. Чтобы начать писать код на Google Script не нужны теоретические познания в программировании. Мы оперируем понятными простому пользователю объектами, такими как ячейка таблицы, тело документа, тело письма, событие в календаре и так далее. Написание сценария на Google Script на мой взгляд аналогично написанию должностной инструкции, только исполнителем ее будут не сотрудники, а бизнес-приложения.  

• взять число из такой-то ячейки таблицы
• поместить в тело письма
• отправить по такому-то адресу

Примерно так выглядит код сценария. написанный на Google Script и переведенный на русский язык.

Главным преимуществом пакета Google на мой взгляд является гибкость, что для бизнеса чрезвычайно важно. Google предоставляет нам конструктор из бизнес-приложений (браузерная почта, облачное хранилище, мессенджер, редактор документов, электронные таблицы, карты, календарь и так далее) так или иначе используемых в бизнес-процессах с устоявшимся де-факто функционалом, которыми умеет пользоваться практически любой претендент на должность офисного сотрудника, которые легко связываются с помощью сценариев на Google Script. Поэтому нам не надо сначала три месяца проектировать карту бизнес-процессов, потом три месяца разрабатывать техзадание, потом три месяца ждать от программистов кода, потом внедрять три месяца, а через год вносить изменения в связи с изменившимся под новые условия бизнесом. Мы можем автоматизировать процедуры пошагово, независимо друг от друга. Например, завести в таблице реестр заявок. Потом “соединить” это с календарем сотрудников. Потом “прикрутить” сценарием автоматические уведомления из реестра по электронной почте. Потом “связать” с картами для постановки задач экспедитору. И делать все это практически, “на лету”. Что для бизнеса крайне важно. Время как известно деньги.

Все это я “прочувствовал на своей шкуре”, когда автоматизировал бизнес-процессы в своем бизнесе. Покажу преимущества на примере некоторых своих кейсов, уже описанных мною в блогах.

Блог Волшебная кнопка рассказывает как дешево и сердито организовать управленческий учет, чтобы доступ к нему был из любой точки мира с помощью смартфона. Нам не надо заказывать мобильное приложение. Вместо базы данных мы используем Google Таблицу, вместо сервера или хостинга Google Диск, интерфейс для оператора нам заменяет штатный интерфейс работы с Таблицами через браузер, администрирование пользователей осуществляется штатными средствами настройки прав для работы с Таблицей, для доступа со смартфона используется браузер и только для интерфейса пользователя отчетности приходится написать небольшой сценарий и воспользоваться HTML-версткой. Только штатные (бесплатные) средства и HTML, у которого низкий порог входа.

В блоге Электронная подпись я рассказываю как использовать авторизацию аккаунта Google вместо подписи. Теперь в нашей компании для согласования документ достаточно загрузить на Google Диск. Директор запускает специальный сценарий, который “видит” кто его запустил и если этому аккаунту позволено ставить подписи, то выдает список документов на подпись и две кнопки “подписать” и “отменить”. При этом я автоматизировал лишь процедуру передачи документов на подпись и подписание их. Огромное преимущество в том, что у меня не болела голова как, кем и при каких обстоятельствах потом будут использоваться “подписанные” документы. Я лишь реализовал электронный аналог “бумажной” процедуры. Раньше человек относил бумажку директору, директор ставил на ней свою подпись и подписанная бумажка подшивалась в специальную папку, откуда ее можно было при необходимости достать. У меня “подписанные” кнопкой документы также складывались в специальную папку на Google Диске. И любому в компании, кому может понадобиться подписанный документ можно легко выдать доступ на чтение к этой папке, чтобы он убедился что данный документ согласован директором. Доступ можно выдать постоянно конкретному сотруднику, можно выдать временно к конкретному документу, можно автоматизировать выборку сценарием, если процедура регулярна (например, я сделал выборку подписанного документа, согласующего сделку, при оплате денег по этой сделке в ежедневном реестре оплат).    

В первую очередь для согласования договоров в своей компании я реализовал решение Документооборот. В блоге я довольно подробно описал в чем заключается гибкость решения, повторю лишь главную мысль. Поскольку в основе решения лежит конструктор и мы имеем полный доступ к его базовым частям, то, во-первых, мы можем сэкономить на автоматизации редких операций (например, замены ответственного по договору в связи с увольнением сотрудника, не надо писать сценарий, мы можем все сделать “вручную” исправлениями на Диске), во-вторых, мы застрахованы от “непросчитанных” форс-мажоров, потому что всегда можно войти под базовым аккаунтом и сделать любые операции, не предусмотренные реализованным интерфейсом, и в-третьих, все автоматизируемые бизнес-задачи находятся в одном “информационном пространстве”-облаке и какие бы потом мы не “прикручивали” инструменты мы всегда можем дотянуться к любым данным в этом процессе. Что опять же позволяет не тратить время на проектирование и внедрение синтетических решений, а автоматизировать бизнес пошагово “на лету” (ведь использование “подручных” средств “вручную” для нас не составляет труда, а тут достаточно описать в сценарии операции, совершаемые руками).

Блог Корпоративный сайт рассказывает как контейнер для отдельных решений, автоматизирующих некоторые бизнес-процедуры, потенциально может стать той самой гибкой ERP-системой, автоматизирующей бизнес целиком.

В заключении хочу сказать, что в отличии от различных “консалтеров” я не пытаюсь “впарить” волшебную таблетку - экспериментировать над Вашим бизнесом за Ваши деньги. Я делюсь собственным опытом - все, о чем я рассказываю я реализовал в собственном бизнесе, то есть рисковал своими “кровными”.

Во время конференции время на доклад было ограничено и я не стал говорит о недостатках этого решения. Но это не значит что их нет. Тут я привожу более подробный анализ, включая недостатки.

В каждом блоге выложены в открытом доступе ссылки на код и Вы свободно без всяких регистраций можете скачать его. Если у Вас будут проблемы по адаптации моих сценариев к своим бизнес-процессам, то мы рады Вас приветствовать в нашем сообществе в G+. Эти радушные ребята “поставили на ноги” меня, помогут и Вам.

Добро пожаловать!