Контролер в облаках

Сегодня еще один пример реальной автоматизации бизнес-процесса с помощью приложений экосистемы Google. Решение простое, но экономический эффект ощутимый, поэтому затраты окупились очень быстро.

Бизнес заказчика - аттестация рабочих мест. География - по всей нашей необъятной Родине. Ко мне обратились с задачей автоматизации ручной операции проверки актов измерений. Не буду вдаваться в технические подробности. Суть операции - проверка правильности использованных при аттестации и отраженных в акте приборов.

Происходило это так.

1. Эксперт выезжал к заказчику и проводил нужные измерения. Составлял акт.
2. Направлял акт специальному контролеру.
3. У контролера была электронная таблица MS Excel со списком приборов, их типом, датами поверок и прочей информацией, нужной для принятия решения о правильности использования конкретного прибора. Он сверял каждый прибор с таблицей. Если прибор был выбран неправильно, то контролер подбирал другой правильный прибор и отправлял эксперту список замен. Ну или одобрение, в случае если все приборы были выбраны правильно.
4. Эксперт составлял новый акт и снова повторял пункт 2).  

Шаг номер 3 выполнялся вручную и был очень трудоемкий, поскольку идентификация приборов производилась по серийному номеру, а это зачастую длинный бессмысленный набор букв и цифр. Экспертам приходилось вставать в очередь и ждать ответа. При этом сам процесс проверки имел четкий алгоритм. На этом и было основано пожелание его автоматизировать.

Сделано все было очень просто. Сначала завели бесплатный аккаунт в Google. В него поместили электронную таблицу со справочной информацией по приборам, предварительно преобразовав ее в формат Google Таблиц. Для отправки актов воспользовались решением загрузки файлов на Google Диск через форму в браузере. После заливки, чтобы работать с информацией на языке сценариев Google Script преобразовали файл в формат Google Документов

var convertedFile=Drive.Files.copy({title: file.getName()}, file.getId(), {convert: true});

Данная возможность есть в библиотеке Drive API, которую можно подключить в меню редактора скриптов “Ресурсы/Дополнительные функции Google…”. После этого на Google Диске у нас есть вся исходная информация, чтобы реализовать алгоритм проверки на Google Script. В результате проверки эксперту направляется по почте либо акт в формате PDF, который можно уже спокойно распечатать и подписать, либо таблица замен. Среднее время работы скрипта от загрузки акта в браузере до получения результата на почту - 5 мин.  

Какой эффект мы получили такой простой автоматизацией:

1. По словам представителей заказчика, контролер тратил на проверки актов полдня рабочего времени каждый день - полчеловека можно сократить )).
2. Эксперты больше не ждут в очереди проверки акта. Экономию сложно посчитать, потому что никто не вел статистику времени ожидания и потерь в связи с этим, но по словам самих экспертов оптимизация очень ощутимая, особенно на маленьких проектах, в которых ожидание зачастую превышало время подготовки отчетности.
3. Избавились от человеческого фактора при проверке.

Заказчику очень понравилось, ведется работа по дальнейшей автоматизации бизнес-процесса. Поскольку это экосистема Google, можно сказать открытая архитектура, к уже реализованному алгоритму можно добавлять любые другие без проблем.

Кода сегодня не будет поскольку проект был коммерческим. Только скриншот работающего скрипта в браузере.